Sådan sænker du administrationsomkostningerne i byggeprojekter med værktøjssporing

Budgetoverskridelser og tidsforbrug forklares ofte med de årsager, der er lige til at få øje på: ændringer af projektomfanget, unøjagtige estimater eller beklagelige konstruktionsfejl.

Der er ingen tvivl om, at disse faktorer bidrager til masser af forsinkelser og øgede udgifter, men dårlig sporing af værktøj og materiel kan være lige så ødelæggende for produktiviteten på byggepladsen og kan være den bagvedliggende årsag til de fleste administrative problemer i byggesektoren.

Dyre administrative fejl og manglende udnyttelse af kapaciteten kan være lige så ødelæggende for et projekt som ændringer af projektomfanget i sidste øjeblik. Derfor kan rettidige og effektive administrative processer være af stor betydning.

I denne blog ser vi på de særlige udfordringer ved de administrative processer i byggesektoren, hvilke effekter de kan have på din virksomhed, hvis de ikke håndteres, og hvordan du kan minimere eller helt fjerne dem ved hjælp af værktøjssporing.

Denne blog indgår i en serie, hvor vi deler vores viden og sætter dig i stand til at få endnu mere ud af dit værktøj og dine medarbejdere. Læs de andre artikler her. 

Hvad er de vigtigste administrative udfordringer i byggesektoren?

Der opstår let fejl, når de administrative medarbejdere ikke kan kommunikere effektivt med hinanden. Problemer, der opstår ét sted i projektet, gives måske ikke videre til de andre projektledere, før det er for sent. Her kan selv små administrative fejl få katastrofale konsekvenser. 

Nedenfor ser vi på tre meget almindelige administrative udfordringer, som vores kunder fortæller om.

Den største udfordring i forbindelse med administration i byggesektoren er nok brugen af fysisk papir og mangelfuld styring af det.

Papir bruges overalt, både på kontoret og på byggepladsen. Det er det vigtigste middel til at kommunikere om projektændringer, lagerstatus samt værktøjets placering og bevægelser fra person til person og fra byggeplads til byggeplads. Det bruges også til at informere om sikkerhedsniveauet og overholdelse af regler og forordninger.

Du skal vide, hvor dit værktøj er. Du skal vide, at det er godkendt og bliver testet med jævne mellemrum i overensstemmelse med sikkerhedsreglerne. Du skal vide, at dine medarbejdere har den rigtige uddannelse og de nødvendige certifikater til at kunne udføre deres arbejde inden for lovgivningens rammer. Alt dette afhænger af, at alle dine medarbejder udfylder den nødvendige dokumentation og sørger for, at den afleveres til tiden til de rigtige personer. Kan du se sneboldeffekten?

Det hele bygger på papirdokumenter, og der opstår tit alvorlige fejl, når de ikke håndteres rigtigt. Det gælder især dokumenter, der skal bruges på byggepladsen, hvor det vigtigste er at få arbejdet fra hånden. Alt andet kommer i anden række.

Udfordringer med papir:

• Problemer med papirformularer til overdragelse og anmodning om værktøj
• Ved ikke, hvor værktøjet er, og hvem der har det
• Spild af penge på leje af værktøj, som du allerede har, men ikke kan finde
• Indkøb af ekstra værktøj og for stort lager
• Manglende overholdelse af regler og lovgivning på byggepladserne
• Projektbøder for tidsoverskridelser  

En virksomhed har tit brug for at vide, hvordan lageret ser ud på et givet tidspunkt, og hvad der ligger på hylderne. Det styres ofte manuelt – opgaver, der opfattes som kedelige og tidskrævende og måske i virkeligheden er umulige at udføre korrekt.

Lagerbeholdningen kan give budgetoverskridelser og forsinkelser i projekterne. Det kan have to forskellige grunde. Den ene er, at lageret slipper op. Det giver driftsproblemer og unødvendig nedetid, mens man venter på, at forsyningerne kommer frem. Den anden udfordring, der direkte fører til budgetoverskridelser, er indkøb af unødvendigt udstyr, fordi man mangler overblik over, hvad man allerede har på lager.

Sikkerhed og overholdelse er en konstant udfordring i byggesektoren. De nyeste statistikker fra det engelske arbejdstilsyn (HSE) viser, at sektoren har det næsthøjeste antal arbejdsskader, kun overgået af landbrugssektoren, og at byggesektoren har rekord i antal ulykker med dødelig udgang.

Dårlig administration og manglende indsigt i overholdelsen af love og regulativer kan have alvorlige konsekvenser for sikkerheden på din byggeplads. Her er to udfordringer, som ingen virksomhed kan tillade sig at ignorere:

• Styring af medarbejdernes kvalifikationer og certifikater
  
• Styring af eftersyn og vedligeholdelse

Her mister man let grebet om detaljerne. Det kan få alvorlige konsekvenser, f.eks. budgetoverskridelser, dårligt omdømme, retssager på grund af manglende overholdelse, ekstremt høje bøder og i værste fald fængselsstraf for de ansvarlige.

Findes der en løsning?

Mange entreprenører mener, at dårlig administration løses ved simpelthen at udvide administrationsafdelingen. Flere medarbejdere fører dog ikke nødvendigvis til bedre resultater. I de fleste tilfælde betyder det kun, at omkostningerne stiger, og at det bliver sværere at koordinere arbejdet.

I stedet for at udvide administrationen bør man give den de rigtige redskaber. Den nyeste software til værktøjssporing udfører de samme funktioner som flere forskellige administratorer. Det giver mulighed for at se et projekt fra flere vinkler.

Udvidet digital support gør det nemmere for administratorerne at kommunikere på tværs af organisationen og få overblik og fleksibilitet, så driften og logistikken kører uden problemer. I det næste kapitel ser vi mere konkret på, hvordan software til værktøjsstyring kan hjælpe dig med at nedbringe de administrative omkostninger og løse de store udfordringer.  

Hvordan kan værktøjsstyring hjælpe dig med at nedbringe administrationsomkostningerne?

Typisk bruger en virksomhed 20 timer om måneden på at administrere kursusbeviser, arbejdstilladelser og sikkerhedsdatablade. Med software til værktøjsstyring kan dette tidsforbrug reduceres med 33 %. Desuden kan automatiske påmindelser om fornyelser fjerne 90 % af den tid, der bruges på månedsbasis til at holde øje med tidsfristerne.

En løsning til værktøjsstyring kan give dig betydeligt lavere administrative omkostninger, samtidig med at ydelserne og kundeservicen forbedres. Det kan gøre det langt lettere for dig at få forretningen til at vokse.

Det administrative personale behøver ikke længere at spore værktøjet manuelt. Det sparer tid, som i stedet kan bruges til aktiviteter, der skaber mere omsætning. Sporing af værktøj og materiel kan også minimere mistet udstyr og tyveri og dermed sænke projektudgifterne. Det vil også gøre det lettere for administrationen og de andre afdelinger at kommunikere med hinanden, hvilket i sidste ende giver bedre indsigt i fremdriften i projekterne.

Markedets mest pålidelige teknologi til sporing af værktøj og materiel giver dig nem og konstant adgang til systemet, uanset hvor du er. For eksempel kan en version til mobile enheder lette arbejdet for medarbejdere, der bevæger sig rundt fra sted til sted. Så er det ikke længere nødvendigt at udfylde lange, besværlige dokumenter, og vigtig information går ikke tabt.

Digital værktøjsstyring gør ikke kun kommunikationen mere effektiv. Det bliver også lettere at overholde de fastsatte regler. Alarmer om service og certificering kan køre i baggrunden, så administratorerne ikke behøver at tjekke Excel-regneark og risikere at overskride tidsfristerne. Alarmerne kan også gøres synlige for flere personer, så det bliver lettere at gribe ind i tide.

Med software til værktøjsstyring kan du til enhver tid køre lagerrapporter. Det gør op med den tidskrævende manuelle lagerkontrol, og kunderne kan få regelmæssige opdateringer om lagerstatus.

Du får et komplet overblik over de forbrugsvarer, der bruges på byggepladserne, og du ved nøjagtigt, hvor meget værktøj og udstyr der er til rådighed, hvem der bruger det, og hvor det er. Så undgår du at bruge tid på at søge efter udstyr, og du kan undgå at bruge penge på at købe for meget af det.

En anden fordel ved software til værktøjsstyring er muligheden for at sætte alarmer op, når lageret kommer under et bestemt niveau. Du får også mere kontrol med kostbart udstyr, f.eks. elværktøj, så du er sikker på, at du har det rigtige antal og udnytter værktøjet regelmæssigt.

Værktøjsstyring giver dig fuldt overblik over tidsfrister for certificering, eftersyn og vedligeholdelse. Påmindelser om eftersyn, vedligeholdelse og fornyelse af certifikater kan sættes op, så du altid får automatisk besked. 

Medarbejderne vil også have mulighed for til enhver tid at se deres certificeringer og anden vigtig dokumentation.

Software til værktøjsstyring kan ikke kun nedbringe administrationsomkostningerne. Den gør det også lettere at overholde reglerne på byggepladsen og øge produktiviteten. Tror du, at din virksomhed kan drage fordel af det?

Hvis du mener det, bør du downloade og læse vores gratis guide "Software til værktøjsstyring i byggebranchen – en introduktion". I denne e-bog har vi samlet vores mange års erfaring og viden fra branchen på en let og overskuelig måde. Du får vigtig information om effektiv håndtering af fysiske og administrative aktiver på byggepladserne, og hvordan en digitalisering af værktøjsstyringen kan give dig fordele. Følg linket nedenfor for at downloade dit eksemplar.