Derfor giver regneark problemer i byggebranchen

spreadsheets behind non compliance problems

Ifølge KPMG’s Construction Technology Report fra 2016 ligger byggebranchen næstsidst lige foran landbrugssektoren, når det gælder om at tage ny teknologi i brug. I stedet for at implementere nye systemer sidder mange byggefirmaer fast i manuelle rutiner med at oprette og anvende regneark til at administrere arbejdsmiljøet på byggepladsen, hvilket fører til flere problemer med manglende efterlevelse, som nemt kunne være undgået. Men ikke nok med det. De problemer, som regnearkene medfører, mindsker også produktiviteten.

På trods af dette bruger mange byggefirmaer stadig regneark.  

 

Hvorfor bruger man regneark i byggebranchen?

Regneark er standardværktøjet i byggebranchen og anvendes til alt fra administration af udgifter på byggepladsen til at holde styr på værktøj og udstyr. Det er et program, som de fleste kender til, så i teorien kan alle bruge det, og så er det gratis. 

På grund af denne brugervenlighed stiller mange byggefirmaer sig tilfreds med regneark. Fordi man har brugt regnearket så længe, kan det være svært at forstå, at man kan forbedre arbejdet ved at implementere et helt nyt system. Det kan skyldes, at virksomhederne ikke kender til alternative programmer eller har forbehold over for nye systemer, f.eks. implementeringsomkostninger. Måske opfattes det som værende spild af tid, penge og ressourcer, når der i forvejen findes en enkel og gratis løsning. Derfor ser mange byggefirmaer ingen grund til at udskifte deres eksisterende systemer til værktøjsstyring, men mange er ikke klar over, hvilke problemer et forældet system kan forårsage.  

Hvorfor giver regneark byggefirmaer problemer med manglende efterlevelse?

Ifølge reglerne om eftersyn af el-håndværktøj skal værktøjet gennemgå regelmæssige eftersyn. I takt med at en virksomhed vokser, stiger regnearkenes kompleksitet.

Små regneark kan være relativt nemme at holde styr på, men jo større de bliver, desto større bliver risikoen for fejl og forvirring. Eftersom regneark afhænger af indtastning af data, er der stor risiko for, at der bliver begået menneskelige fejl, og 55 % af alle, der bruger regneark, opdager sjældent fejl i dataene.  Disse fejl vil typisk føre til unøjagtige rapporter og audits, hvilket kan gøre en virksomhed ansvarlig for de hændelser, der opstår som følge af dårligt opdaterede regneark. Næsten 90 % af alle store regneark indeholder fejl, hvilket indebærer en øget risiko for, at der bliver anvendt forkerte eller forældede data. Det er ikke bare ineffektivt, det er også farligt. Et regneark kan for eksempel indeholde information om, hvornår værktøj er blevet certificeret, men de kan ikke give dig besked, når det er tid til at forny certificeringen. Derudover har regnearket ingen datalog, så når der indtastes nye data, bliver tidligere information overskrevet, og alle historiske data forsvinder.

Det betyder, at en virksomhed ikke kan tjekke eller tilvejebringe en log over disse data i forbindelse med en retssag eller en efterforskning.

Det kan føre til flere problemer, blandt andet bøder (på grund af værktøj, som ikke er certificeret), arbejdsulykker samt forsvundet eller stjålet udstyr, som ikke er blevet registreret korrekt. Uden et automatiseret system, som giver fuld sporbarhed, vil din virksomhed blive draget til ansvar for enhver ulykke eller hændelse, som ikke er blevet registreret på tilfredsstillende vis. Det kan blive en dyr fornøjelse, især hvis mangel på sporbare data indebærer, at din virksomhed overtræder arbejdsmiljøloven.   

Hvad er konsekvenserne ved, at værktøjet ikke efterlever reglerne?

Værktøj, som ikke efterlever reglerne, kan føre til konsekvenser i to kategorier:  

  • Ulykker og skader
    Ulykker og skader sker – det vil de altid gøre. Men ved at bruge værktøj, som ikke overholder forskrifterne, øger du risikoen. Dette kan dog nemt undgås ved at sikre og holde styr på korrekt vedligeholdelse af værktøjet. Hånd- og armvibrationer og indånding af støv er nogle af de mest almindelige langvarige skader, der opstår på byggepladser, og som virksomhed skal I gøre en aktiv indsats for at forhindre dem. Dette kan I gøre ved at sikre, at jeres værktøj efterlever forskrifterne. 
  • Udgifter
    Udgifter til værktøj, som ikke efterlever forskrifterne, er høje. Hvis værktøj ikke fungerer, som det skal, og fører til problemer, fordi det ikke er blevet efterset, vil du blive draget til ansvar og få skylden for de problemer, der er opstået. En ulykke indebærer store omkostninger. Det er dyrt at finde afløsere, betale sagsomkostninger og udbetale løn til den medarbejder, der er kommet til skade. 
  • Virksomhedens ry
    Værktøj, som fører til ulykker, fordi det ikke efterlever forskrifterne, kan skade din virksomheds ry, eftersom det kan give indtryk af, at I ikke tager hånd om medarbejdernes trivsel. Ydermere kan værktøj, der ikke er korrekt vedligeholdt, certificeret og sporbart, føre til, at Arbejdstilsynet lukker byggepladsen ned, hvilket vil være en katastrofe for ethvert byggefirma.  

 

Når det gælder om at tage ny teknologi til sig, halter byggebranchen efter, og det fører til adskillige problemer, som nemt kan undgås. Der kan være gode grunde til at bruge regneark, men det er en forældet løsning. Ved at implementere et værktøjsstyringsystem, som er fuldstændig selvforsynende, kan din virksomhed forhindre dyre fejl, ulykker og tab eller tyveri af udstyr, samtidig med at virksomheden moderniserer sig i en branche, der ellers risikerer at blive hægtet af. 

For at arbejde sikkert er man nødt til at arbejde så produktivt som muligt. Derfor har vi udarbejdet en gratis guide til, hvordan man øger produktiviteten på byggepladsen.  

 

Del