Hvilke problemer er der ved at bruge af Excel til styring af værktøjsparken?
Det store problem er, at Excel ikke er en effektiv eller holdbar løsning til den opgave, du prøver at udføre.
I bund og grund skyldes det, at det er umuligt at holde Excel-regneark opdaterede hele tiden. De fleste virksomheder, der bruger Excel til styring af deres værktøjspark, har udpeget en enkelt person til at administrere regnearket. Hvis denne person er optaget af andre opgaver, ikke er i konstant kontakt med medarbejderne eller er væk fra sit skrivebord i en periode, bliver regnearket hurtigt forældet. Det kan forståeligt nok være frustrerende for alle, og lagerpersonalet føler sig under pres, når kollegerne har svært ved at finde det værktøj, de har brug for.
Over tid kommer der flere og flere huller i informationen i Excel-arkene – især når kolonner bliver tilføjet eller fjernet, og nye faktorer bliver vigtige for virksomheden. Faktisk indeholder 90 % af store Excel-regneark væsentlige fejl – hvilket betyder, at de simpelthen ikke er pålidelige og troværdige.
Årsagen er ofte menneskelige fejl. For eksempel registrerer man indkøbsomkostninger fra starten, mens andre detaljer som f.eks. reparationsomkostninger, datoer og vedligeholdelsesplaner kan mangle for ældre værktøj, hvis disse kategorier tilføjes på et senere tidspunkt. Ofte ved den, der oprindeligt oprettede regnearket, ikke hvad der kræves i form af en effektiv strategi til værktøjsstyring. Derfor mangler vigtige oplysninger, som ikke kan findes på et senere tidspunkt.
I forbindelse med revision og overholdelse af regler og bestemmelser kan det være et reelt problem, fordi der ikke er nogen central kilde med optegnelser om certificering og vedligeholdelse.
Det betyder, at et Excel-regneark aldrig bliver en central fortegnelse over dit materiel, og det giver heller ikke et præcist billede af din værktøjspark. Systemet bliver grundlæggende en forældet liste over dine værktøjer og ikke den effektive informationsdatabase, du har brug for.