Er jeres værktøjspark uoverskuelig?

Indkøberne og administratorerne af værktøjsparken er typisk grundige, når de udvælger værktøj, der skal indgå i værktøjsparken. Men det kan være svært i længden at holde styr på, hvilke værktøjer der faktisk er i beholdningen, og hvor de befinder sig henne. Det er ikke en situation, man ønsker sig, men når det sker, kan det føles som om virksomhedens værktøjspark er et stort sort hul, hvor man konstant putter tid og penge ned i, men aldrig får noget igen. Det kan gå hårdt ud over produktiviteten.  

McKinsey fastslår i en rapport, at produktiviteten i byggeriet kun vokser med 1% sammenlignet med 2,8% for den samlede verdensøkonomi og 3,6% for produktionssektoren, og produktiviteten for den enkelte medarbejder ligger på samme niveau nu som for 20 år siden. Produktiviteten i byggeriet har været stagnerende i årevis - men sådan behøver det ikke blive ved med at være.   

Produktivitet defineres som forholdet mellem output og input, og det kan være ekstremt svært at måle og finde frem til, hvordan den kan forbedres på byggepladsen. Når man måler produktivitet, ser man ofte kun på arbejdskraften, men mange andre faktorer indvirker også på den samlede produktivitet, f.eks. antallet af værktøjer, der indkøbes, anvendes på byggepladsen eller ligger på lager.

En byggevirksomhed foretager ofte store investeringer i værktøj, der bruges i opgaverne, og som derfor tjener sig selv hjem. Men hvis virksomheden har en stor mængde kapital investeret i overskydende værktøj, der ikke udnyttes optimalt, tjener værktøjet så at sige ingen penge til virksomheden, og det sænker den samlede produktivitet - især hvis virksomheden samtidig har høje lageromkostninger, og værktøjet alligevel skal registreres og vedligeholdes.

Et eksempel på, at for mange værktøjer kan sænke produktiviteten, er, når virksomheden har en stor pulje af reserveværktøj.

Når et værktøj går i stykker, tager man et reserveværktøj i brug for at færdiggøre opgaverne. Det lyder jo meget produktivt, fordi personalet kan få arbejdsopgaverne afsluttet, men løbende brug af reserveværktøj, når andet værktøj bryder ned, er ikke den optimale anvendelse af værktøjsparken.  

Reserveværktøjerne ligger ofte på hylderne på lageret, bag i medarbejdernes bil eller måske ude på byggepladsen. Det er generelt en fin idé at have reserveværktøj, men hvis puljen er for stor, sænker det den samlede produktivitet, fordi værktøjet ikke bidrager til arbejdet, når det ligger på lager, og dermed heller ikke tjener penge ind til virksomheden.

Produktiviteten stiger, når output øges hurtigere end input. Hvis man reducerer sin investering i en omfattende værktøjspark (f.eks. ved at undgå at indkøbe for meget reserveværktøj) og i stedet fokuserer på at optimere brugen af det værktøj, man allerede har, kan man altså direkte øge produktiviteten. 

Ifølge den globale byggesoftwarevirksomhed Intergraph er mangel på værktøj og udstyr en af de primære årsager til dalende produktivitet i branchen. Det kan virke ekstremt frustrerende, fordi hverken ejeren eller medarbejderne ofte ved, hvorfor problemerne opstår, eller hvordan de kan løses. 

Hvis I har en fornemmelse af, at I hele tiden køber nyt værktøj ind til værktøjsparken, men stadig ikke har nok værktøj til rådighed, så kan det skyldes en række forskellige årsager: 

Værktøjet går tabt 

Mange virksomheder har brug for et mere effektivt værktøjsadministrationssystem, fordi de nuværende processer bevirker, at værktøjet bliver væk. Det kan skyldes, at de ikke ved, hvor værktøjet sidst blev brugt, fordi det er blevet forlagt af en medarbejder - eller bare almindelig glemsomhed. 

Værktøjet blive stjålet 

Det er et kendt problem i hele branchen, og mangelfuld administration og vedligeholdelse gør kun problemet værre. Når værktøj forsvinder, kan det ofte skyldes misbrug fra medarbejdernes side på grund af manglende pålidelighed eller ansvarlighed over for udstyret. 

Brug af det forkerte værktøj 

Mange virksomheder investerer i et stort antal værktøjer, men det betyder ikke altid, at man har det rette værktøj til en bestemt opgave. Det kan være irriterende og forvirrende at skulle skifte værktøj eller udstyr undervejs i en opgave, især hvis man ikke kan finde værktøjet eller ikke ved, hvordan det bruges korrekt. 

 I stedet for at se bagom problemerne og finde frem til årsagen vælger mange virksomheder den kortsigtede løsning, nemlig at indkøbe mere værktøj. Det er ikke bare en dyr løsning, den er heller ikke særligt produktiv. Selvom indkøb af ekstra værktøj kan løse problemerne kortvarigt og sikre, at en opgave bliver færdig til tiden, så vil de samme problemer som før opstå igen - også for det nye værktøj.

Købsprisen til etablering af værktøjeparken skal naturligvis indgå i beregningen af omkostningerne til vedligeholdelse af en værktøjspark, men en omfattende værktøjspark kan også være behæftet med en række skjulte omkostninger, som ofte ikke indgår i det samlede billede.

Det kan være:

Reparations- og vedligeholdelsesomkostninger

Eksempler på omkostninger kan være reparation af defekt værktøj, transport af værktøj til og fra reparationsværksted, nedetid og spildtid på byggepladsen.

Administrationsomkostninger i forbindelse med reparation 

Det omfatter optælling af værktøj på lager, opfølgning på reparationsprocessen, beslutning, om det kan betale sig at reparere værktøjet, aftaler om afhentning og betaling af faktura - jo flere reparationer, I har, desto større administrationsomkostninger kommer virksomheden til at afholde.

Batteriudskiftning

Omkostningerne skyldes for eksempel manglende kompatibilitet mellem værktøj og batterier. 

Omkostninger til leje af erstatningsværktøj

Mange virksomheder kommer til at leje værktøjet i længere perioder end nødvendigt, og det giver ekstra lejeudgifter. 

Omkostninger til test, eftersyn og vedligeholdelse 

Jo flere værktøjer, I har, desto mere er der også at vedligeholde. Det kan være vanskeligt at sikre, at alle værktøjerne opfylder lovkravene, når man har en stor værktøjspark at administrere. En omfattende værktøjspark kan ofte blive kontraproduktiv netop på grund af de skjulte omkostninger, fordi den er dyrere at vedligeholde og administrere korrekt. Det giver altså god mening at optimere værktøjsparken.

Når I sikrer, at værktøjsparken fungerer optimalt og optimerer anvendelsen i virksomheden, kan det øge produktiviteten på flere måder. 

Her er nogle eksempler:

- Anvendelse af det korrekte værktøj til opgaven, så medarbejderne udfører opgaverne så effektivt som muligt på byggepladsen

- Reduktion af antallet af enheder i værktøjsparken ved at fjerne defekt værktøj, der ikke kan repareres

- Etablering af en effektiv nødplan til når værktøj går i stykker. Det kan være en god idé med ekstern hjælp til udarbejdelse af en plan for effektiv styring af værktøjsparken.

- Opbygning af større ansvarlighed blandt medarbejderne, så værktøjet håndteres korrekt og sendes retur til lager efter brug.

- Bedre administration og vedligeholdelse af udstyret. I bør måske overveje et automatisk administrationssystem, der kan sikre et bedre overblik og større effektivitet i udnyttelse af værktøjet generelt. 

Det er ineffektivt, dyrt og besværligt for alle at vedligeholde en enorm værktøjspark, og det giver mening for både medarbejdere og virksomhed at reducere problemerne ved at optimere værktøjsparken. En bedre optimering kan aflæses direkte på byggepladsen i form af lavere omkostninger, mindre nedetid og en generelt bedre produktivitet. 

Hvis du vil vide mere om, hvordan I kan forbedre produktiviteten generelt på alle parametre på byggepladsen, kan du hente vores guide "Sådan øger du produktiviteten på din byggeplads". Den indeholder al den viden, du har brug for - lige fra en definition af produktivitet set med byggebranchens briller, til hvordan I bedst kan optimere arbejdet på byggepladsen og dermed øge produktiviteten.